VBAで出席名簿を作ってみた

人はやっぱり追い詰められないと動かぬ者だとつくづく思った。
2021年の7月より或る団体の事務局を仰せ付かっているのだが、例会等の参加人員の管理についてもっと利便性の良い方法はないだろうか? と常々思っていた。
にも拘らず、なかなか着手できずに今日まで来てしまった。
自分が事務局を引き継ぐ前までの前任者の方々作ってきたやり方を否定するわけではないが、少し改良して「誰でも使える、簡単な管理システム」を作ってみた。

従来の作成方法は、例会出席者についての出席資料は「Word」で作成、過去の出席者の記録は「Word文書に上書き」であるため過去の記録がデータで確認できない。例えば、何年何月の例会出席者は誰? というのが把握出来ない仕組みであった。
さらに、例会の会場については市の施設を借りて行なうのだが、例会終了時に公民館事務所宛てに利用者名簿を提出するが、その都度、手書きである。
そして、会員にお渡しする文書等の封筒宛名は、これまた手書きである。例会に参加できなかった人の分は書面が入った封筒を自宅へポスティング。
これが月に2回あるので、効率的な作業とは言えない状況である。

IT化が進む今の時代、会員の半数以上が高齢のためスマホを電話機能だけしか使っていないのが弱点である。
なんとも歯がゆい思いである。
そこで、事務局の文書作成効率化作業のために、Excel VBAでマクロを作ってみた。下記からダウンロードできます。
現在、ファイルの中身を精査しておりますが、バグが見つかり次第新しいものに差し替えていきます。今回はVer.Noがありませんが、次回からは本稿記事とユーザーフォーム内に表示する予定です。

ユーザーフォームの表記を変更中です。現在のファイルはβ版です。

このマクロの目指すところは、
① 定型作業(例えば日付入力=今回の日付は毎月第1水曜と第3水曜日に開催)はなるべく、プログラムで行なう
② どうしても不可能な部分(氏名の入力)は人間の力を借りる
③ WordとExcelを行ったり、来たりしない
④ 出欠の入力はセルをWクリックすれば、「○」や「×」がトグル入力できる。わざわざキーボードを打たなくてもマウスで完結できる
⑤ 「参加記録シート」で、○印の付いてる人が参加者で、名簿に氏名を登録した人の分だけ列の表示をします(名前未設定分は表示しない)。「出席者一覧シート」の「×」の行はグレーアウトして「公民館提出用シート」には転記させないようにしてあります。
⑥ 初めて使用する際に行う名前の登録については「登録名簿シート」でとりあえず50人位あれば足りるだろうと思うが、人数はエクセルの上限まで増やせます。なお、氏名等の追加は「名前未設定のセル」を上書きできるようにした。(図-01参照)

図-01
図-01

⑦ 出欠の入力は隣のシート「参加記録シート」で行ないます。左上のマクロボタンでデータを書き出すための「ユーザーフォーム」が表示されますので、表示されれば直感的に判ると思います。(図-02)

図-00-new
図-02

⑧ シートは「出席者一覧」「公民館提出用」「環境変数」などがあります。

図-03
図-03
図-04

⑨ マクロや関数などで使用するセルには色を付けてあります。本来、セルの保護やマクロにプロテクトなどの処理をするところですが、このファイルを使って勉強したい人のために敢えて保護は行なっておりません。

マクロの勉強のためにご利用ください。
実際にお使いになるときは、自分の使いやすいようにセルの色など変更してください。

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投稿者プロフィール

近江公人
近江公人asamai-cts Owner
あさまいCTSの代表オヤジです(2021年現在=60歳)
横手市中央町で「ラーメン与市」を2012年まで約15年間を経営。
その後、「横手市雇用創出協議会 実践支援員」を経て、一時会社勤めをするが体調を崩し、再度、自営業の世界に戻る。
現在の「あさまいCTS」は2019年1月に起業。業務内容は主に、パソコンの修理、出張スマホ・パソコン教室、ホームページ作成 その他何でも屋みたいなものです・・・